Die Nebenkostenabrechnung prüfen – Vorgehen, Frist & Verjährung

Flattert die Nebenkostenabrechnung einmal jährlich in den Briefkasten, so macht sich häufig bei der Mieterschaft Unsicherheit breit. Schließlich könnte sich der Vermieter verrechnet haben. Dann wird es Zeit die Nebenkostenabrechnung zu überprüfen oder prüfen zu lassen. Fehler lassen sich jedoch leichter erkennen, wenn man bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung systematisch vorgeht.

Inhaltsverzeichnis

Der Zeitpunkt für die Prüfung der Nebenkosten­abrechnung

Zumindest einmal im Jahr ist die Vermieterschaft dazu verpflichtet, eine Nebenkostenabrechnung zu erstellen. Geregelt ist das in der Schweiz im Obligationenrecht und der Verordnung über die Miete und Pacht von Wohn- und Geschäftsräumen. Genau zu diesem Zeitpunkt sollte die Mieterschaft die Abrechnung auch schnellstmöglich prüfen.

Es gibt allerdings Vermieter, die sich nicht an die gesetzlichen Vorschriften halten und erst Jahre später eine Abrechnung der Nebenkosten vorlegen. 

Deshalb ist es ratsam in so einem Fall den Vermieter nach Ablauf des Jahres zu kontaktieren und eine Abrechnung zu verlangen. Kommt der Vermieter der Aufforderung zum Erstellen einer Nebenkostenabrechnung nicht nach, so hat der Mieter das Recht die bereits bezahlten Akontobeiträge zurückzuverlangen. Da sie nicht mit den tatsächlich angefallenen Kosten durch den Vermieter verrechnet werden, gelten sie als nicht geschuldet.

Vorgehen: Die Nebenkosten­abrechnung prüfen

Natürlich kann es immer wieder einmal vorkommen, dass dem Vermieter bei der Abrechnung ein Fehler unterlaufen ist. Deshalb ist es unerlässlich, dass die Mieterin und der Mieter sie genau prüfen. Nachdem die Nebenkostenabrechnung ins Haus geflattert ist, sollte man sie auch unter die Lupe nehmen.

Die Positionen der Nebenkosten­abrechnung prüfen

Ist die Nebenkostenabrechnung übersichtlich und detailliert, sodass man sie leicht nachvollziehen kann? Es geschieht oft, dass die Abrechnung so unübersichtlich ist, dass sie von der Mieterschaft nicht verstanden wird. Einzelne Kostenpunkte werden beispielsweise nicht klar beschrieben. So kann es zum Beispiel vorkommen, dass unter dem Punkt “Außenanlage” nicht aufgeführt wurde, ob es sich nur um das dafür verwendete Material handelt oder aber auch um die Kosten für die benötigten Werkzeuge. In diesem Fall sollte man den Vermieter um Auskunft bitten.

Der Vergleich mit dem Vorjahr

Als Nächstes sollte man die aktuelle Nebenkostenabrechnung mit der vom Vorjahr vergleichen. Sind die Beträge im aktuellen Jahr deutlich höher als im Vorjahr, bedürfen diese Positionen einer Klärung. Erster Ansprechpartner ist der Vermieter, um den Grund für den Anstieg der Nebenkosten zu erfahren. Denkbar wäre beispielsweise bei den Heizkosten, dass ein langer Winter dafür ursächlich ist. Klarheit kann auch ein Blick in die Belege bringen.

Handelt es sich um zulässige Nebenkosten?

Entsprechend dem Schweizer Mietrecht müssen Mieter nur zulässige Nebenkosten zahlen, die auch im Mietvertrag vereinbart wurden. Deshalb sollte ein Blick auf den Mietvertrag geworfen werden. Wurden keine Nebenkosten fixiert, so gelten diese als mit dem Mietzins abgegolten. Unzulässige Nebenkosten dürfen in der Nebenkostenabrechnung nicht aufgeführt werden. Das gilt selbst dann, wenn sie im Mietvertrag vereinbart wurden. Diese Passagen im Mietvertrag sind nicht wirksam. Umgelegt werden dürfen auf den Mieter alle Kosten, die zulässig und mit dem Gebrauch der Mietsache direkt zusammenhängen. Tauchen in der Nebenkostenabrechnung, also Kosten wie:

  • Liegenschaftssteuer
  • Reparaturen
  • Gebäudeversicherungsprämien
  • Erschließungsgebühren

auf, so müssen diese nicht gezahlt werden, da sie nicht zulässig sind. Serviceverträge, die mit Handwerkern abgeschlossen worden sind, gehen häufig ins Geld. Möglich sind sie für Klimaanlagen, den Lift oder Haushaltsgeräte. Diese Kosten muss der Mieter jedoch bei der Prüfung der Nebenkostenabrechnung akzeptieren.

Anders verhält es sich, wenn der Servicetechniker bei der Prüfung und Reinigung der Geräte und Anlagen auch gleich noch eine Dichtung auswechselt. Solange der Aufwand dafür klein ist, muss der Mieter sie tragen. Beim Auswechseln größerer Teile jedoch, handelt es sich um eine Reparatur, die vom Vermieter zu tragen ist. Auch hier lohnt sich der Blick in die Serviceverträge der Nebenkostenabrechnung. Handelt es sich tatsächlich um Verträge für Reparaturen, so kann der Mieter die Abrechnung reklamieren und eine neue Nebenkostenabrechnung verlangen.

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Der richtige Abrechnungszeitraum

Auch der Zeitraum der Nebenkostenabrechnung muss richtig sein. In der Regel dauert die Abrechnungsperiode von Januar bis Dezember oder von April bis März des Folgejahres. Meist steht der Abrechnungszeitraum ganz oben auf der Nebenkostenabrechnung. Gerade beim Ein- und Auszug der Mieterschaft können Fehler passieren, da dann der Zeitraum nur anteilig berechnet werden darf. Auf eine vorzeitige Nebenkostenabrechnung hat die Mieterschaft nach dem Schweizer Mietrecht jedoch kein Anrecht.

Ist der Verteilerschlüssel korrekt?

Der Verteilerschlüssel muss nachvollziehbar sein. Die Mieterschaft muss klar erkennen können, wie die einzelnen Kosten auf die Mieterschaft umgelegt wurden. Üblich ist ein Verteilerschlüssel nach Quadratmetern in Bezug zur Gesamtwohnfläche des Hauses. Ist der Verteilerschlüssel für den Mieter nicht nachvollziehbar, so muss der Vermieter diesen erklären.

Wurden die Akontozahlungen gegengerechnet?

Zusammen mit der Kaltmiete überweist die Mieterin und der Mieter dem Vermieter jeden Monat die Nebenkosten. Diese Zahlungen sollen die zu erwartenden Kosten im laufenden Jahr abdecken. Sind die tatsächlich angefallenen Kosten höher als die Akontozahlungen, so ergibt sich eine Nachzahlung. Im umgekehrten Fall ein Guthaben. Deshalb ist es bei der Prüfung der Nebenkosten wichtig, die korrekte Anrechnung der Akontozahlungen zu prüfen. Auch die korrekte Berechnung des sich aus der Abrechnung ergebenden Saldos muss geprüft werden.

Unstimmigkeiten in der Nebenkosten­abrechnung – was tun?

Sind der Mieterin und dem Mieter Fehler oder Unstimmigkeiten aufgefallen, so kann vom Vermieter eine detaillierte Aufstellung der in der Nebenkostenabrechnung aufgeführten Kosten verlangt werden. Auch die Einsicht in die Belege kann sich als nötig erweisen. Diese muss der Vermieter gewähren. Bestätigt sich die Annahme, so kann die Mieterschaft die Korrektur der Nebenkostenabrechnung verlangen. Die gefundenen Unstimmigkeiten müssen dem Vermieter aber ausführlich begründet werden.

Verweigert der Vermieter den Korrekturwunsch, so kann die Mieterschaft die Anfechtung der Nebenkostenabrechnung bei der Schlichtungsstelle einreichen. Scheitert auch dort der Versuch eine Korrektur herbeizuführen, muss ein Schweizer Gericht über den Sachverhalt entscheiden. Es gibt zwar in der Schweiz keinen Zwang einen Anwalt zu nehmen, für ein Verfahren vor der Schlichtungsstelle empfiehlt es sich aber.

Um etwaige Fehler zu vermeiden:

Für Nebenkostenabrechnungen gilt, dass diese häufig so kompliziert sind, dass sich schnell Fehler im Verfahren einschleichen, die sich zum Nachteil der Mieterschaft auswirken könnten. Auf jeden Fall aber, empfiehlt sich bereits im Vorfeld eine Beratung beim Mieterverband oder einem Anwalt für Mietrecht. Dort kann man die Nebenkostenabrechnung auch prüfen lassen.

Über die Folgen der Nichtzahlung

Die Möglichkeit, die strittigen Positionen der Nebenkostenabrechnung nicht zu bezahlen besteht zwar, ist jedoch nicht empfehlenswert. Die Wahrscheinlichkeit das der Vermieter einlenkt, ist nicht sehr groß. Viel wahrscheinlicher ist es, dass der Vermieter den Mietvertrag Wohnung kündigt oder die Betreibung einleitet. Häufig ist nämlich nicht klar, ob die strittigen Positionen geschuldet werden oder eben nicht. Ratsam ist einen Vorbehalt anzubringen. So kann die Mieterschaft beispielsweise den Vermerk bei der Zahlung anbringen “gilt nicht als Schuldanerkennung”. Damit ist klargestellt, dass die betreffenden Positionen nur vorläufig bezahlt wurden, damit keine Kündigung oder Betreibung erfolgt. Im Anschluss kann die Anfechtung erfolgen. Ist diese erfolgreich, so können die zu Unrecht gezahlten Beträge zurückgefordert werden.

Die Prüfung der Nebenkosten­abrechnung und die Verjährung

Generell empfiehlt es sich für die Mieterschaft schnell zu handeln und die Nebenkostenabrechnung überprüfen zu lassen, wenn man es selbst nicht kann. Die Verjährung der Nachforderungen aus den Nebenkostenabrechnungen tritt nach fünf Jahren ein, immer bezogen auf die Abrechnungsperiode oder dem Auszug. Hat die Mieterin und der Mieter erkannt, dass zu viel an Nebenkosten bezahlt wurde, so kann die Mieterschaft ihre Forderung innerhalb von einem Jahr geltend machen. Die Rückforderung aus der Nebenkostenabrechnung verjährt nach spätestens zehn Jahren. Das schreibt das Obligationenrecht vor.

So kann ein Anwalt Sie bei der Prüfung der Nebenkosten­abrechnung unterstützen!

Man kann sich leicht einen Überblick über das Schweizer Mietrecht verschaffen, wenn man einen Anwalt für Mietrecht zu rate zieht. Er kann auch die Mieter- und Vermieterrechte in Bezug auf die Nebenkostenabrechnung im Detail genau erklären. Sowohl der Mieter als auch der Vermieter können sich bei einem Anwalt für Mietrecht genaue Informationen zum Thema Mietnebenkostenabrechnung und deren Prüfung einholen und sich auch beraten lassen. Dabei unterstützt der Anwalt immer beide Vertragsparteien. Treten Fragen zur Prüfung der Nebenkostenabrechnung auf, kann ein Anwalt die Interessen der Mieterschaft oder des Vermieters vertreten. Ein erfahrener Anwalt für Mietrecht ist empfehlenswert für beide Vertragsparteien. Deshalb kann es wichtig sein, seine Erfahrung zu nutzen.

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FAQ: Nebenkosten­abrechnung prüfen

Die Formulierung der Nebenkostenabrechnung muss so sein, dass die Angaben leicht nachvollziehbar sind. Alle Kostenpositionen müssen klar ersichtlich sein. Auch die Art der Umlage und der Verteilerschlüssel müssen aufgeführt und durch die Mieterschaft prüfbar sein.

Legt der Vermieter Kosten auf die Mieterschaft um, die nicht zulässig sind oder kann der Mieter die Höhe der Kosten nicht nachvollziehen, empfiehlt es sich einen Mieterschutzverband zu rate zu ziehen.

In diesem Fall sollte die Mieterin und der Mieter zunächst den Vermieter kontaktieren. Bleibt das erfolglos, sollte man sich rechtlichen Rat einholen.

Ein Beitrag unserer juristischen Redaktion
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Unsere Autoren erarbeitet jeden Artikel nach strengen Qualitätsrichtlinien hinsichtlich Inhalt, Verständlichkeit und Aufbereitung der Informationen. Auf diese Art und Weise ist es uns möglich, Ihnen umfassende Informationen zu unterschiedlichsten Themen rund um das Schweizer Mietrecht zu bieten, die jedoch keine juristische Beratung bei einem Anwalt für Mietrecht ersetzen können.

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